Совершенствование организационно-управленческой деятельности с использованием справочно-информационных систем
Improvement of organizational and managerial activities using informational systemsУДК 330.46 16.06.2017 Выходные сведения: Авторы: Authors: Ключевые слова: Keyword: Аннотация: Annotation: Введение В условиях современной экономики особую актуальность приобретают вопросы эффективного менеджмента. Как известно, значительное влияние на организационно-управленческие процессы любого предприятия, вне зависимости от его формы собственности и размеров, оказывает эффективность использования всех ресурсов предприятия, в том числе информационных. Вопросы организации эффективного документооборота рассматривались многими отечественными и зарубежными авторами, работы которых посвящены практическим предложениям по улучшению сложившейся ситуации в различных сферах экономики [1,6,8,12]. В данной статье автором рассматривается одно из направлений совершенствования документооборота, а именно, использование в деятельности предприятий справочно-информационных систем. Материал и методы Методологическую основу исследования составили научные статьи отечественных и зарубежных авторов. Научный материал был исследован с помощью методов сравнительного и системного анализа, а также логического подхода. Результаты и обсуждения Система управления предприятием представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов, направленных на достижение экономических целей предприятия. Совершенствование управления необходимо во всех сферах деятельности. Так, Луговая Т.А. рассматривает вопросы электронного документооборота и эффективного менеджмента в высшей школе. Автор указывает, что «эффективное функционирование систем документооборота ВУЗа возможно только на основе рациональной структуры управления, видов деятельности и задач, которые необходимо выполнить для достижения целей деятельности» [11]. В работе К.А. Ощепковой раскрываются возможности применения информационных систем для принятия управленческих решений в туристической области [12].Практическим вопросам организации эффективного документооборота в органах государственного управления посвящена статья Аттокурова У.Т. и Омурзакова Б.К., в которой указывается, что использование автоматизированного документооборота существенно влияет на эффективность деятельности государственного управления [1]. Современный организационно-управленческий процесс предполагает обработку больших объёмов информации. Информационное поле, используемое любым подразделением (учреждение в целом, его структурные подразделения, контрагенты), находится в постоянной зависимости от внешних воздействий, что постоянно требует его актуализации. Изменяющая его среда содержит значительное количество информации, которая обновляется достаточно часто. Поэтому для эффективного управления предприятиями требуется постоянный контроль над этим процессом с целью управления знаниями. Современное управление предприятием невозможно без эффективной работы с документацией. Следует отметить, что принцип построения российского и зарубежного документооборота значительно различаются. Особенностью процесса делопроизводства в России является его вертикальность, в то же время западные модели имеют горизонтальное направление, при котором документ направляется непосредственному исполнителю, минуя руководство. Другими словами, принцип построения российского делопроизводства состоит в следующем: руководители и исполнители работают с бумагами, а делопроизводственный персонал (канцелярия) отслеживает исполнение документов с помощью регистрационных форм (карточек, журналов, регистрационных таблиц),т.е процесс делопроизводства в России отделён от работы с документами [2, 13]. В статье Котовой К.Ю. и Сергеевой Ю.А. «Об организации документооборота в России и за рубежом» отмечаются отрицательные особенности организации российского документооборота, в частности, длительный процесс обработки документов и недостаточный уровень автоматизации данного процесса, что приводит к увеличению затрат предприятий и повышению себестоимости продукции за счет увеличения издержек. Кроме того, при данной организации документооборота значительно снижается эффективность управления, отмечают авторы, так как компания не может оперативно реагировать на внешние изменения [9]. Оптимальным решением данной проблемы может стать внедрение электронного документооборота на предприятии. По мнению Захарова А.Н. и Ростовой О.В., внедрение системы электронного документооборота не только повышает эффективность управления компанией, но и повышает её конкурентоспособность на рынке [4, 16, 17]. Сегодня использование систем электронного документооборота практикуется не только в крупных компаниях, но и в среднем и малом бизнесе [8]. Использование данного инструмента позволяет значительно повысить скорость принятия решений, что в свою очередь увеличивает скорость реакции предприятия на события, происходящие в его рыночном окружении [10]. С целью оперативного реагирования на внешние воздействия компаниям автор рекомендует активно использовать в управленческой деятельности справочно-информационные системы. С каждым годом роль информационно-справочных систем возрастает, так как увеличение объёмов информации происходит в геометрической прогрессии. Справочно-информационные системы позволяют осуществлять быстрый поиск и нахождение нужной информации в огромном массиве [14,15]. Основными достоинствами справочно-информационных систем являются: · актуальность документов (информации); · современная система поиска необходимой информации; · большой объём данных (документов) в системе; · экономия времени пользователей. Существуют разнообразные справочно-поисковые системы, как отечественные, так и зарубежные. Наиболее известными зарубежными информационно-справочными системами, созданными американской компанией LexisNexis, являются Lexis.com (база правовой информации) и Nexis.com (база новостной и бизнес-информации). Самыми распространёнными в России считаются системы КонсультантПлюс и Гарант, созданные в 90-е годы XX века. Данные поисковые системы позволяют осуществлять поиск необходимой информации с помощью различных инструментов. Так, основными рабочими инструментами системы КонсультантПлюс являются следующие [5]: · строка быстрого поиска · карточка поиска · правовой навигатор Такое разнообразие используемых инструментов позволяет пользователям системы КонсультантПлюс найти наиболее удобный из них для решения поставленной задачи. На наш взгляд, одной из самых полезных для пользователя функции КонсультантПлюс является «Конструктор договоров», позволяющий создавать документы из имеющихся в системе шаблонов. При этом пользователь имеет возможность экспортирования документа в WORD для дальнейшего редактирования и сохранения. Также следует отметить вкладку «Пресса и книги», с помощью которой пользователь может ознакомиться с содержанием газет, журналов, бюллетеней и иной периодической литературы по искомому вопросу. Работа системы Гарант во многом аналогична работе системы КонсультантПлюс. Система Гарант предоставляет возможность поиска с помощью следующих инструментов [3]: · по реквизитам · по ситуации · по источника опубликования · по толковому словарю. В тех случаях, когда ситуация для принятия решения неоднозначна и требуется её детальное рассмотрение, в справочно-информационных системах предусмотрена возможность использования материалов консультационного характера. Особенно это важно для юристов, бухгалтеров, аудиторов, т.е. представителей специальностей, деятельность которых связана с большим объёмом распорядительной документации. Обе системы предоставляют корпоративным клиентам возможность установки и использования профессиональной версии. Таким образом, эффективность работы со справочно-информационными системами зависит от того, насколько полноценно используются все заложенные в них инструменты. Другими словами, справочно-информационные системы позволяют осуществлять поиск документов в зависимости от ситуации, что существенно расширяет возможности пользователей для решения задач организационно-управленческой деятельности. Выводы Подведём итоги. Стратегической целью развития любой компании, особенно в условиях экономического кризиса, является устойчивое развитие с возможностью экономического роста, т.е. эффективность функционирования предприятия в значительной степени определяется эффективностью менеджмента. Современный менеджмент, как в крупных, так и в малых компаниях, основывается на взаимодействии нескольких важных элементов: технологических, трудовых, информационных. В условиях современной экономики значительно возрос объём используемой информации, в связи с этим возросла роль электронных методов обработки информации, а также справочно-информационных систем. Их использование в оперативной деятельности компаний повышает не только результативность текущей деятельности, но и всей системы управления. Эффективность управления с использованием справочно-информационных систем и электронных методов обработки информации повышается благодаря нескольким факторам, среди которых оперативность и точность решения вопросов (за счёт использования функции «реальное время»), снижение затрат на канцелярские, почтовые и транспортные издержки. Следовательно, сочетание новых технологий, информационных и кадровых ресурсов компании должно стать основой качественно нового уровня управления на предприятии, что является залогом её успешного развития. Библиографический список 1.Аттокуров У.Т., Омурзаков Б.К., Электронный документооборот и эффективность работы системы государственного управления. Вестник Ошского государственного университета. 2016. № 1. С. 101-104. References 1. Attokurov U., Omurzakov B. Electronic document management and the efficiency of the public administration system. Bulletin of Osh State University. 2016. No. 1. pp. 101-104. |
