Об организации документооборота в России и за рубежом
About the organization of document circulation in Russia and abroadУДК 657 27.03.2017 Выходные сведения: Авторы: Сергеева Ю.А., студентка кафедры учета аудита и экономического анализа, Пермского государственного национального исследовательского университета, г.Пермь, Российская Федерация, sergeeva.julia95@yandex.ru Authors: Sergeeva Yu. A., student, Department of accounting, audit and economic analysis Perm state national research University, Perm, Russian Federation, sergeeva.julia95@yandex.ru Ключевые слова: Keyword: Аннотация: Для совершенствования системы документооборота в деятельности российских предприятий и значительного увеличения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы с документами был проанализирован зарубежный опыт построения законодательной базы и управления документацией. Выделены основные особенности методов работы с документами в России и за рубежом, проведено их сравнение и предложены рекомендации. Они направлены на снижение затрат, ускорение документооборота и повышение оперативности обработки информации. Необходимая глубина исследования обеспечивалась сочетанием общенаучных методов познания, а также системным анализом, сравнительным анализом, логическим подходом. Сделан вывод о том, что предприятиям необходимо создавать внутрифирменный стандарт по документации и документообороту, в котором отражать основные принципы работы с документами, графики документооборота, четко прописывать контрольные функции ответственных подразделений и исполнителей. Он должен раскрывать как традиционно российские принципы работы с документами (контроль, качество), так и прогрессивные западные (скорость, снижение затрат на организацию документопотока), т.к. их разумное сочетание позволит увеличить скорость и качество работы с документами и повысит эффективность деятельности. Annotation: Введение Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой вопросов документационного обеспечения на предприятиях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы предприятий, обеспечивать их эффективное функционирование и открывать доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. В условиях информационной экономики своевременное и обоснованное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность предприятия. Документированная информация становится полноценным ресурсом производства, ее оперативность и качество влияют на эффективность управления. Поэтому при решении задач повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание улучшению работы с документами, повышению оперативности обработки информации. Материал и методы Необходимая глубина исследования обеспечивалась сочетанием общенаучных методов познания, а также системным анализом, сравнительным анализом, логическим подходом. Результаты и обсуждения Сначала дадим определения исследуемым терминам. Документ – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [22]. Документ является основой любого учета, который ведется в организации, будь то бухгалтерский, оперативный или статистический учет. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно управлять ей [22]. Организация документооборота занимает важное место в процессе деятельности компании. Она предполагает сокращение пути и времени движения каждого документа, «выпрямление» его маршрута. Оптимизация документооборота заключается в повышении его оперативности и минимизации временных и трудовых затрат [13]. Возникновение понятия «документооборот» появилось в делопроизводстве в 20-е годы прошлого столетия как в зарубежной, так и в отечественной практике. В это время формулируются его основные положения, исследуется методика и технология доставки документов. Вопросы документооборота освещаются в монографиях и отдельных тематических исследованиях. Так, Жеребенкова А.В. в своей книге «Документооборот на предприятии» [8] проводит исследование организации документооборота на предприятии, особенностей использования и хранения документов. Особое внимание уделяет унифицированным формам документов, составление которых обычно вызывает затруднения у бухгалтеров в связи с отменой форм унифицированной документации на законодательном уровне. В работе Анодиной Н.Н. «Документооборот в организации» [2] излагаются общие требования к подготовке документов, рассматриваются особенности составления и оформления основных видов документов. Дается характеристика разных аспектов действий с документами, в том числе систематизации и обеспечению их сохранности. В монографии Белова А.А. «Делопроизводство и документооборот» [5] обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства, изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов. В статье Максимовича Г.Ю., Берестовой В.И. «Автоматизация информационного обеспечения управления» [12] рассматриваются сущность понятия «информационное обеспечение управления», цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности. В труде Жаровой Е.Ю. «О документообороте в организации» [7] описывается график документооборота, цель его составления, показывается его значение для повышения производительности и упорядочения рабочего процесса. Главная мысль Жаровой Е.Ю. в том, что график играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса. Вышеобозначенные исследования содержат актуальную информацию о делопроизводстве, основанную на действующих законодательных и нормативно-методических актах, изучения практики деятельности предприятий [20, 21]. Цель данной статьи – на основе изучения российского и зарубежного опыта организации документооборота предложить рекомендации, направленные на снижение затрат и повышение оперативности обработки информации. Развитие документооборота в России имеет свои характерные особенности. На отечественном рынке существует два направления развития и внедрения систем документооборота – российское и западное [15]. Основные особенности российской практики организации работы с документами [17]: 1. Длительный период времени обработки документов, связанный с этапами их прохождения по всей иерархической структуре предприятия, предусматривающей движение документа от руководителя к исполнителю и обратно. 2. Сложный и трудоемкий процесс регистрации документов в соответствующих журналах и других носителях информации. 3. Единые требования к работе с документами, закрепленные законодательно и не учитывающие специфику и сферу деятельности предприятия. Отсутствие корпоративных стандартов по делопроизводству. 4. Обязательное отражение информации на бумажных носителях и обеспечение условий для их сохранности в течение длительного периода времени. 5. Недостаточная, слабая автоматизация документооборота. Таким образом, практика отечественного документооборота ведет к увеличению затрат предприятия и повышает себестоимость продукции (работ, услуг). Положительным моментом является обеспечение контроля операций на разных уровнях управления. Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских и опираются на традиции высокой исполнительской дисциплины работников. Основные особенности западных методов организации работы с документами [1]: 1. Движение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер. 2. Отсутствует в организации централизованный контроль работы с документами. 3. Регистрация документов производится непосредственно исполнителями. Некоторые виды документов вообще не регистрируются. Отсутствуют специализированные службы, занимающиеся делопроизводством. 4. Применяется безбумажная технология, информатизация и автоматизация процессов делопроизводства. Сравнение российских и зарубежных подходов к организации документооборота, способствующее выявлению расхождений и решению некоторых проблем организации документооборота в российских компаниях, представлено в таблице. Таблица Сопоставление основных характеристик российских и зарубежных методов организации документооборота [1, 15, 17].
Анализ различий в организации и методах документооборота позволяет сделать следующие выводы: во-первых, качество документооборота повышается при организации усиленного контроля за движением документов, когда всегда известно местонахождение документа и его состояние. Во-вторых, оперативность управления снижается в случае вертикального движения документов внутри организации, так как компания не может эффективно реагировать на внешние изменения. В-третьих, затраты на организацию неавтоматизированного документооборота увеличиваются, так как нужно содержать подразделения, которые осуществляют работу с документопотоком. В целом, международный опыт организации документооборота существенно опережает российский. Для обеспечения оперативности и снижения затрат следует разрабатывать корпоративные стандарты документооборота и повышать уровень его автоматизации. Необходимость разработки того или иного стандарта зависит от вида бизнеса, структуры компании и других факторов. Стандарт (положение) по документообороту на предприятии может иметь следующую структуру: — область распространения; — содержательную (основную) часть стандарта; — информационные данные; — графики документооборота, согласованные по подразделениям. Внедрение системы электронного документооборота, позволит [3, 6]: · повысить качество и оперативность подготовки документов; · исключить дублирование функций исполнителей при вводе информации, сократить время регистрации документов, упростить маршруты из движения и снизить вероятность утери документов при перемещении; · повысить оперативность и получения информации о стадии рассмотрения документа и обеспечить контроль исполнения документа; · снизить затраты на хранение документов и обеспечить их удобную компоновку. При организации системы электронного документооборота на любом предприятии следует разработать регламенты по порядку хранения документации и распределению полномочий структурных подразделений, максимально сократить процесс обработки документов и их количество, обеспечить контроль оформления документов и своевременность обмена документацией между подразделениями, которые закрепить во внутрифирменном стандарте по работе с документами. Выводы Таким образом, разработка рабочего стандарта по документообороту и внедрение системы электронного документооборота в деятельность российских организаций должны учитывать как традиционно российские принципы работы с документами (контроль, качество), так и прогрессивные западные (скорость, снижение затрат на организацию документопотока). Разумное сочетание тех и других существенно повысит делопроизводство компании, ее конкурентоспособность и позволит избежать начисления налоговых санкций, связанных с отсутствием или неправильным оформлением документов. Библиографический список 1.Алаудинов А.Г. Сравнительный анализ систем электронного документооборота // Инновации на основе информационных и коммуникационных технологий. 2014. № 1. С. 313–317. References 1.Alaudinov A.G. Comparative analysis of electronic document management systems // Innovations based on information and communication technologies. 2014. № 1. 313-317p. |
