Совершенствование организационно-управленческой деятельности с использованием справочно-информационных систем

Improvement of organizational and managerial activities using informational systems


УДК 330.46

16.06.2017
 

Выходные сведения:
Баринова Н.В. Совершенствование организационно-управленческой деятельности с использованием справочно-информационных систем // ИТпортал, 2017. №2 (14). URL: http://itportal.ru/science/economy/sovershenstvovanie-organizatsionno-/

Авторы:
Баринова Наталья Владимировна, к.э.н., заместитель начальника отдела инноваций и научных мероприятий ФГОУ ВО Российский экономический университет им. Г.В.Плеханова, г. Москва, Стремянный пер.28,
е-mail:barinova23@mail.ru

Authors:
Barinova, Natalia Vladimirovna, candidate of Economics, Deputy head of the Department of innovation and scientific activities of the Federation IN the Russian economic University. G. V. Plekhanov, Moscow, Stremyanny lane 28,
е-mail:barinova23@mail.ru

Ключевые слова:
справочно-информационная система, информация, поисковая система, документ, оперативность, управление

Keyword:
Information and reference system, information, search system, document, efficiency, management

Аннотация: 
Современный организационно-управленческий процесс предполагает обработку больших объёмов информации с использованием справочно-информационных систем. В данной статье кратко рассматриваются возможности справочно-информационных систем КонсультантПлюс и Гарант. Текст содержит практические рекомендации по использованию данных систем в организационно-управленческой деятельности.

Annotation: 
The modern organizational and managerial process involves the processing of large volumes of information using reference and information systems. This article briefly discusses the possibilities of reference and information systems ConsultantPlus and Garant. The text contains practical recommendations on the use of these systems in organizational and managerial activities. The text contains practical recommendations for the use of these systems in organizational and managerial activities.

Совершенствование организационно-управленческой деятельности с использованием справочно-информационных  систем


Введение

В условиях современной экономики особую актуальность приобретают вопросы эффективного менеджмента. Как известно, значительное влияние на организационно-управленческие процессы любого предприятия, вне зависимости от его формы собственности и размеров, оказывает эффективность использования всех ресурсов предприятия, в том числе информационных.

Вопросы организации эффективного документооборота рассматривались многими отечественными и зарубежными авторами,  работы которых посвящены практическим предложениям по улучшению сложившейся ситуации в различных сферах экономики [1,6,8,12].

В данной статье автором рассматривается одно из направлений совершенствования документооборота, а именно, использование в деятельности предприятий справочно-информационных систем.

Материал и методы

Методологическую основу исследования составили научные статьи отечественных и зарубежных авторов. Научный материал был исследован с помощью методов сравнительного и системного анализа, а также  логического подхода.

Результаты и обсуждения

Система управления предприятием представляет собой совокупность взаимосвязанных процессов, направленных на достижение экономических целей предприятия.

Совершенствование управления необходимо во всех сферах  деятельности. Так, Луговая Т.А. рассматривает вопросы электронного документооборота и эффективного менеджмента в высшей школе. Автор указывает, что «эффективное функционирование систем документооборота ВУЗа возможно только на основе рациональной структуры управления, видов деятельности и задач, которые необходимо выполнить для достижения целей деятельности» [11]. В работе К.А. Ощепковой раскрываются возможности  применения информационных систем для принятия управленческих решений в туристической области [12].Практическим вопросам организации эффективного документооборота в органах государственного управления посвящена статья Аттокурова У.Т. и Омурзакова Б.К., в которой указывается, что  использование автоматизированного документооборота существенно влияет на эффективность деятельности государственного управления [1].

Современный организационно-управленческий процесс предполагает обработку больших объёмов информации. Информационное поле, используемое любым подразделением (учреждение в целом, его структурные подразделения, контрагенты), находится в постоянной зависимости от внешних воздействий, что постоянно требует его актуализации. Изменяющая его среда содержит значительное количество информации, которая обновляется достаточно часто. Поэтому для эффективного управления предприятиями требуется постоянный контроль над этим процессом с целью управления знаниями.

Современное управление предприятием невозможно без эффективной работы с документацией.

Следует отметить, что принцип построения российского и зарубежного документооборота значительно различаются. Особенностью процесса делопроизводства в России является его вертикальность, в то же  время западные модели имеют горизонтальное направление, при котором документ направляется непосредственному исполнителю, минуя руководство.

Другими словами, принцип построения российского делопроизводства состоит в следующем: руководители и исполнители работают с бумагами, а делопроизводственный персонал (канцелярия) отслеживает исполнение документов с помощью регистрационных форм (карточек, журналов, регистрационных таблиц),т.е процесс делопроизводства в России отделён от работы с документами [2, 13].

В статье Котовой К.Ю. и Сергеевой Ю.А. «Об организации документооборота в России и за рубежом» отмечаются отрицательные особенности организации российского документооборота, в частности, длительный процесс обработки документов и недостаточный уровень автоматизации данного процесса, что приводит к увеличению затрат предприятий и повышению себестоимости продукции за счет увеличения издержек. Кроме того, при данной организации документооборота значительно снижается эффективность управления, отмечают авторы, так как компания не может оперативно реагировать на внешние изменения [9].

Оптимальным решением данной проблемы может стать внедрение электронного документооборота на предприятии. По мнению Захарова А.Н. и Ростовой О.В., внедрение системы электронного документооборота не только повышает эффективность управления компанией, но и повышает её конкурентоспособность на рынке [4, 16, 17]. Сегодня использование  систем электронного документооборота практикуется не только в крупных компаниях, но и в среднем и малом бизнесе [8].

Использование данного инструмента позволяет значительно повысить скорость принятия решений, что в свою очередь увеличивает скорость реакции предприятия на события, происходящие в его рыночном окружении [10].

С целью оперативного реагирования на внешние воздействия компаниям автор рекомендует активно использовать в управленческой деятельности справочно-информационные системы. С каждым годом роль информационно-справочных систем возрастает, так как увеличение объёмов информации происходит в геометрической прогрессии. Справочно-информационные системы позволяют осуществлять быстрый поиск и нахождение нужной информации в огромном массиве [14,15].

         Основными достоинствами справочно-информационных систем являются:

·        актуальность документов (информации);

·        современная система поиска необходимой информации;

·        большой объём данных (документов) в системе;

·        экономия времени пользователей.

Существуют разнообразные справочно-поисковые системы, как отечественные, так и зарубежные. Наиболее известными зарубежными информационно-справочными системами, созданными американской компанией LexisNexis, являются Lexis.com (база правовой информации) и Nexis.com (база новостной и бизнес-информации).

Самыми распространёнными в России считаются системы КонсультантПлюс и Гарант, созданные в 90-е годы XX века. Данные поисковые системы позволяют осуществлять поиск необходимой информации  с помощью различных инструментов.

Так, основными рабочими инструментами системы КонсультантПлюс являются следующие [5]:

·        строка быстрого поиска

·        карточка поиска

·        правовой навигатор

Такое разнообразие используемых инструментов позволяет пользователям системы КонсультантПлюс найти наиболее удобный из них для решения поставленной задачи.

На наш взгляд, одной из самых полезных для пользователя функции КонсультантПлюс является «Конструктор договоров», позволяющий создавать документы из имеющихся в системе шаблонов. При этом пользователь имеет возможность экспортирования документа в WORD для дальнейшего редактирования и сохранения.

Также следует отметить вкладку «Пресса и книги», с помощью которой пользователь может ознакомиться с содержанием газет, журналов, бюллетеней и иной периодической литературы по искомому вопросу.

Работа системы Гарант во многом аналогична работе системы КонсультантПлюс. Система Гарант предоставляет возможность поиска с помощью следующих инструментов [3]:

·        по реквизитам

·        по ситуации

·        по источника опубликования

·        по толковому словарю.

В тех случаях, когда ситуация для принятия решения неоднозначна и требуется её детальное рассмотрение, в справочно-информационных системах  предусмотрена возможность использования материалов консультационного характера. Особенно это важно для юристов, бухгалтеров, аудиторов, т.е. представителей специальностей, деятельность которых связана с большим объёмом распорядительной документации.

Обе системы предоставляют корпоративным клиентам возможность установки и использования профессиональной версии.

Таким образом, эффективность работы со справочно-информационными системами зависит от того, насколько полноценно используются все заложенные в них инструменты.

Другими словами, справочно-информационные системы  позволяют осуществлять поиск документов в зависимости от ситуации, что существенно расширяет возможности пользователей для решения задач  организационно-управленческой деятельности.

Выводы

Подведём итоги.

Стратегической целью развития любой компании, особенно в условиях экономического кризиса, является устойчивое развитие с возможностью экономического роста, т.е. эффективность функционирования предприятия   в значительной степени определяется эффективностью менеджмента.

Современный менеджмент, как в крупных, так и в малых компаниях, основывается на взаимодействии нескольких важных элементов: технологических, трудовых, информационных.

В условиях современной  экономики значительно возрос объём используемой информации, в связи с этим возросла роль электронных методов обработки информации, а также справочно-информационных систем. Их использование в оперативной деятельности компаний повышает не только результативность текущей деятельности, но и всей системы управления.

Эффективность управления с использованием справочно-информационных систем и электронных методов обработки информации повышается благодаря нескольким факторам, среди которых оперативность и точность решения вопросов (за счёт использования функции «реальное время»), снижение затрат на канцелярские, почтовые и транспортные издержки.

Следовательно, сочетание новых технологий, информационных и кадровых  ресурсов компании должно стать основой качественно нового уровня управления на предприятии, что является залогом её успешного развития.


Библиографический список


1. Аттокуров У.Т., Омурзаков Б.К., Электронный документооборот и эффективность работы системы государственного управления. Вестник Ошского государственного университета. 2016. № 1. С. 101-104.
2. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство : как организовать работу с документами / И. Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2010. - 287 с.
3. Гарант. [Электронный ресурс] http://www.garant.ru/ (дата обращения: 26.05.2017)
4. Захаров А.Н., О.В.Ростова Повышение эффективности работы предприятия при внедрении системы электронного документооборота.//Неделя науки СПбПУ: материалы научной конференции с международным участием.Институт промышленного менеджмента,экономики и торговли.Ч.2.-СПб.:Изд-во Политехн.Ун-та,2016.-664с.
5. КонсультантПлюс. [Электронный ресурс] http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 04.05.2017)
6. Латровкина И.Ю. Электронный документооборот как средство повышения эффективности управления оборотными средствами на нефтеперерабатывающих предприятиях. Инфраструктурные отрасли экономики: проблемы и перспективы развития. 2013. № 3. С. 186-190.
7. Милащенко А.А. Электронный документооборот как фактор повышения эффективности предоставления электронных услуг. Перспективы развития информационных технологий. 2016. № 33. С. 122-127.
8. Одувалова М.В. Средний и малый бизнес внедряют электронный документооборот. Экономика и управление в XXI веке: тенденции развития. 2013. № 9. С. 257-261.
9. Конева Д.А. Классификация и типология организационно-распорядительной документации как этапы предмашинной обработки информации. Научный альманах. 2015. № 10-1 (12). С. 214-217.
10. Котова К.Ю., Сергеева Ю.А. Об организации документооборота в России и за рубежом // ИТпортал, 2017. №1 (13). URL: http://itportal.ru/science/economy/ob-organizatsii-dokumentooborota-v-/ (дата обращения: 23.05.2017)
11. Луговая Т.А.Информационные технологии консолидированного документационного менеджмента высшей школы. International Scientific and Practical Conference World science. 2017. Т. 2. № 1 (17). С. 55-59.
12. Ощепкова К.А. Информационно-технологическое обеспечение в индустрии туризма. Вестник ИМСИТ. 2016. № 2 (66). С. 74-76.
13. Свиридов О., Дуплий Е.В. Служба делопроизводства в организации и основные проблемы её совершенствования. Новое поколение. 2016. № 10. С. 350-353.
14. Хачатурова С.С. Информационные справочно-правовые системы в подготовке будущих специалистов. Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. №4, 2016
15. Хачатурова С.С. КонсультантПлюс. Справочные правовые системы. М.: Бином. Лаборатория базовых знаний.- Москва, 2003
16. Завиваев Н.С., Проскура Н.В. Подходы к формированию этапов развития телекоммуникационных услуг // Вестник НГИЭИ. 2016. № 12 (67). С. 91-95.
17. Шамин Е. А., Генералов И. Г., Завиваев Н. С., Черемухин А. Д. Сущность информатизации, ее цели, субъекты и объекты // Вестник НГИЭИ. 2015. № 11 (54). С. 99-107.

References


1. Attokurov U., Omurzakov B. Electronic document management and the efficiency of the public administration system. Bulletin of Osh State University. 2016. No. 1. pp. 101-104.
2. Baykova, I. Document turnover and records management: how to organize work with documents / I. Yu. Baikov. - Moscow: Eksmo, 2010. - 287 p.
3. [Electronic resource] http://www.garant.ru/ (reference date: May 26, 2017)
4. Zakharov A., Rostova O. Increase of efficiency of work of the enterprise at introduction of system of electronic document circulation. / Week of science of SPb: materials of scientific conference with the international participation. The institute of industrial management, economy and trade. Ч.2.-СПб .: Publishing house of Polytechnical University, 2016.-664p.
5. Consultant Plus. [Electronic resource] http://www.consultant.ru/ (reference date: 04/05/2017)
6. Latrovkina I. Electronic document management as a means of increasing the efficiency of managing circulating assets in oil refineries. Infrastructural branches of the economy: problems and development prospects. 2013. No. 3. pp. 186-190.
7. Milashchenko A. Electronic document management as a factor to improve the efficiency of providing electronic services. Prospects for the development of information technology. 2016. No. 33. pp. 122-127.
8. Oduvalova M. Medium and small business implement electronic document management. Economics and Management in the 21st Century: Development Trends. 2013. No. 9. pp. 257-261.
9. Koneva D. Classification and typology of organizational and administrative documentation as stages of pre-manufacturing information processing. Scientific Almanac. 2015. No. 10-1 (12). pp. 214-217.
10. Kotova K., Sergeeva Yu. On the organization of workflow in Russia and abroad ITportal, 2017. № 1 (13). URL: http://itportal.ru/science/economy/ob-organizatsii-dokumentooborota-v-/ (reference date: May 23, 2017)
11. Lugovaya TA Informational technologies of consolidated documentation management of higher education. International Scientific and Practical Conference World science. 2. 2. No. 1 (17). pp. 55-59.
12. Oshchepkova K.A. Information and technological support in the tourism industry. Herald IMSIT. 2016. No 2 (66). pp. 74-76.
13. Sviridov O., Dupliy E.V. Service office work in the organization and the main problems of its improvement. New generation. 2016. No 10. pp. 350-353.
14. Khachaturova S.S. Information reference and legal systems in the training of future specialists. International Journal of Applied and Fundamental Research. No 4, 2016
15. Khachaturova S.S. Consultant Plus. Reference legal systems. M: Bean. Laboratory of Basic Knowledge. - Moscow, 2003
16. Zavivaev N.S., Proskura N.V. Podhody k formirovaniju jetapov razvitija telekommunikacionnyh uslug.Vestnik NGIJeI. 2016. No 12 (67). P. 91-95.
17. Shamin E. A., Generalov I. G., Zavivaev N. S., Cheremuhin A. D. Sushhnost' informatizacii, ee celi, sub#ekty i ob#ekty. Vestnik NGIJeI. 2015. No 11 (54). P. 99-107.


© 2002-2017 электронный научный журнал «ИТпортал», публикация хороших научных статей по ИТ, 16+
Свидетельство Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и
массовых коммуникаций по Приволжскому федеральному округу ИА № ТУ 52-01110 от 24 февраля 2016 г.
ISSN 2414-5688


Яндекс.Метрика