Об организации документооборота в России и за рубежом

About the organization of document circulation in Russia and abroad


27.03.2017
 697

Выходные сведения:
Котова К.Ю., Сергеева Ю.А. Об организации документооборота в России и за рубежом // ИТпортал, 2017. №1 (13). URL: http://itportal.ru/science/economy/ob-organizatsii-dokumentooborota-v-/

Авторы:
Котова К.Ю., к.э.н., доцент кафедры учета аудита и экономического анализа, Пермского государственного национального исследовательского университета, г.Пермь, Российская Федерация, k.kotova@bk.ru

Сергеева Ю.А., студентка кафедры учета аудита и экономического анализа, Пермского государственного национального исследовательского университета, г.Пермь, Российская Федерация, sergeeva.julia95@yandex.ru

Authors:
Kotova K. Yu., Ph. D., associate Professor of the Department of accounting, audit and economic analysis Perm state national research University, Perm, Russian Federation, k.kotova@bk.ru

Sergeeva Yu. A., student, Department of accounting, audit and economic analysis Perm state national research University, Perm, Russian Federation, sergeeva.julia95@yandex.ru

Ключевые слова:
документ, документооборот, организация документооборота, стандарты документооборота, автоматизация документооборота, повышение эффективности управления

Keyword:
document, document management, workflow organization, management decisions

Аннотация: 
Организация работы с документами является неотъемлемой частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на эффективность деятельности предприятия. Поэтому важно непрерывно совершенствовать организацию документооборота и перенимать более успешный зарубежный опыт.

Для совершенствования системы документооборота в деятельности российских предприятий и значительного увеличения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы с документами был проанализирован зарубежный опыт построения законодательной базы и управления документацией. Выделены основные особенности методов работы с документами в России и за рубежом, проведено их сравнение и предложены рекомендации. Они направлены на снижение затрат, ускорение документооборота и повышение оперативности обработки информации. Необходимая глубина исследования обеспечивалась сочетанием общенаучных методов познания, а также системным анализом, сравнительным анализом, логическим подходом.

Сделан вывод о том, что предприятиям необходимо создавать внутрифирменный стандарт по документации и документообороту, в котором отражать основные принципы работы с документами, графики документооборота, четко прописывать контрольные функции ответственных подразделений и исполнителей. Он должен раскрывать как традиционно российские принципы работы с документами (контроль, качество), так и прогрессивные западные (скорость, снижение затрат на организацию документопотока), т.к. их разумное сочетание позволит увеличить скорость и качество работы с документами и повысит эффективность деятельности.

Annotation: 
Organization of work with documents is an integral part of the management processes and management decisions that significantly affect the efficiency of the enterprise. Therefore, it is important to continuously improve workflow and organization to adopt a more successful foreign experience. To improve the system of document circulation in the activities of Russian organizations and a significant increase in competitiveness in the selection of the most rational and effective organization of work with documents was analyzed foreign experience in this area in the construction of the legal framework and in direct management of documentation. The basic features of the methods of work with documents in Russia and abroad, their comparison and offered recommendations. They are aimed at reducing costs, speeding workflow and improving data processing efficiency. The required depth of the research was provided by a combination of scientific methods of knowledge, as well as systems analysis, comparative analysis, logical approach. The conclusion is that companies need to create internal standards for documentation and document management, which reflect the basic principles of work with documents, workflow charts, clearly prescribing control functions responsible units and performers. He must disclose the traditionally Russian principles of work with documents (monitoring, quality) and progressive Western (speed, reduced costs for the organization of information flow), as their reasonable combination will increase the speed and quality of work with documents and increase efficiency.

Об организации документооборота в России и за рубежом


Введение

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой вопросов документационного обеспечения на предприятиях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы предприятий, обеспечивать их эффективное функционирование и открывать доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В условиях информационной экономики своевременное и обоснованное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность предприятия. Документированная информация становится полноценным ресурсом производства, ее оперативность и качество влияют на эффективность управления. Поэтому при решении задач повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание улучшению работы с документами, повышению оперативности обработки информации.

Материал и методы

Необходимая глубина исследования обеспечивалась сочетанием общенаучных методов познания, а также системным анализом, сравнительным анализом, логическим подходом.

Результаты и обсуждения

Сначала дадим определения исследуемым терминам.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [22]. Документ является основой любого учета, который ведется в организации, будь то бухгалтерский, оперативный или статистический учет.

Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно управлять ей [22].

Организация документооборота занимает важное место в процессе деятельности компании. Она предполагает сокращение пути и времени движения каждого документа, «выпрямление» его маршрута. Оптимизация документооборота заключается в повышении его оперативности и минимизации временных и трудовых затрат [13].

Возникновение понятия «документооборот»  появилось в делопроизводстве в 20-е годы прошлого столетия как в зарубежной, так и в отечественной практике. В это время формулируются его основные положения, исследуется методика и технология доставки документов.

Вопросы документооборота освещаются в монографиях и отдельных тематических исследованиях. Так, Жеребенкова А.В. в своей книге «Документооборот на предприятии» [8] проводит исследование организации документооборота на предприятии, особенностей использования и хранения документов. Особое внимание уделяет унифицированным формам документов, составление которых обычно вызывает затруднения у бухгалтеров в связи с отменой форм унифицированной документации на законодательном уровне.

В работе Анодиной Н.Н. «Документооборот в организации» [2] излагаются общие требования к подготовке документов, рассматриваются особенности составления и оформления основных видов документов. Дается характеристика разных аспектов действий с документами, в том числе систематизации и обеспечению их сохранности.

В монографии Белова А.А. «Делопроизводство и документооборот» [5] обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства, изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов.

В статье Максимовича Г.Ю., Берестовой В.И. «Автоматизация информационного обеспечения управления» [12] рассматриваются сущность понятия «информационное обеспечение управления», цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности.

В труде Жаровой Е.Ю. «О документообороте в организации» [7] описывается график документооборота, цель его составления, показывается его значение для повышения производительности и упорядочения рабочего процесса. Главная мысль Жаровой Е.Ю. в том, что график играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса.

Вышеобозначенные исследования содержат актуальную информацию о делопроизводстве, основанную на действующих законодательных и нормативно-методических актах, изучения практики деятельности предприятий [20, 21].

Цель данной статьи – на основе изучения российского и зарубежного опыта организации документооборота предложить рекомендации, направленные на снижение затрат и повышение оперативности обработки информации.

Развитие документооборота в России имеет свои характерные особенности. На отечественном рынке существует два направления развития и внедрения систем документооборота – российское и западное [15].

Основные особенности российской практики организации работы с документами [17]:

1.                Длительный период времени обработки документов, связанный с этапами их прохождения по всей иерархической структуре предприятия,  предусматривающей движение документа от руководителя к исполнителю и обратно.

2.                Сложный и трудоемкий процесс регистрации документов в соответствующих журналах и других носителях информации.

3.                Единые требования к работе с документами, закрепленные законодательно и не учитывающие специфику и сферу деятельности предприятия. Отсутствие корпоративных стандартов по делопроизводству.

4.                Обязательное отражение информации на бумажных носителях и обеспечение условий для их сохранности в течение длительного периода времени.

5.                Недостаточная, слабая автоматизация документооборота.

Таким образом, практика отечественного документооборота ведет к увеличению затрат предприятия и повышает себестоимость продукции (работ, услуг). Положительным моментом является обеспечение контроля операций на разных уровнях управления.

Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских и опираются на традиции высокой исполнительской дисциплины работников.

Основные особенности западных методов организации работы с документами [1]:

1.                Движение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер.

2.                Отсутствует в организации централизованный контроль работы с документами.

3.                Регистрация документов производится непосредственно исполнителями. Некоторые виды документов вообще не регистрируются. Отсутствуют специализированные службы, занимающиеся делопроизводством.

4.                Применяется безбумажная технология, информатизация и автоматизация процессов делопроизводства.

Сравнение российских и зарубежных подходов к организации документооборота, способствующее выявлению расхождений и решению некоторых проблем организации документооборота в российских компаниях, представлено в таблице.

Таблица

Сопоставление основных характеристик российских и зарубежных методов организации документооборота [1, 15, 17].

Признак

Российские методы организации документооборота

Западные методы организации документооборота

Характер

Вертикальный характер движения документов внутри организации (руководитель–исполнитель-руководитель).

Горизонтальный характер движения документов внутри организации, возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство.

Контроль

Отслеживание полного комплекса работ с документами в регистрационных журналах или картотеках, туда заносится вся информация о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроле сроков исполнения и т.д.

Отсутствие централизованного контроля в рамках всей организации.

Регистрация

Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Создание специализированных служб для обеспечения единого порядка обработки документов.

Регистрация документов производится непосредственными исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством.

Бумажный носитель

Система электронного документооборота сопровождает бумажный, происходит дублирование информации в учетных системах.

Более совершенная система электронного документооборота, минимальная работа с бумажной документацией.

 

Анализ различий в организации и методах документооборота позволяет сделать следующие выводы: во-первых, качество документооборота повышается при организации усиленного контроля за движением документов, когда всегда известно местонахождение документа и его состояние. Во-вторых, оперативность управления снижается в случае вертикального движения документов внутри организации, так как компания не может эффективно реагировать на внешние изменения. В-третьих, затраты на организацию неавтоматизированного документооборота увеличиваются, так как нужно содержать подразделения, которые осуществляют работу с документопотоком. В целом, международный опыт организации документооборота существенно опережает российский. Для обеспечения оперативности и снижения затрат следует разрабатывать корпоративные стандарты документооборота и повышать уровень его автоматизации.

Необходимость разработки того или иного стандарта зависит от вида бизнеса, структуры компании и других факторов. Стандарт (положение) по документообороту на предприятии может иметь следующую структуру:

-   область распространения;

-   содержательную (основную) часть стандарта;

-   информационные данные;

-   графики документооборота, согласованные по подразделениям.

Внедрение системы электронного документооборота, позволит [3, 6]:

·                   повысить качество и оперативность подготовки документов;

·                   исключить дублирование функций исполнителей при вводе информации, сократить время регистрации документов, упростить маршруты из движения и снизить вероятность утери документов при перемещении;

·                   повысить оперативность и получения информации о стадии рассмотрения документа и обеспечить контроль исполнения документа;

·                   снизить затраты на хранение документов и обеспечить их удобную компоновку.

При организации системы электронного документооборота на любом предприятии следует разработать регламенты по порядку хранения документации и распределению полномочий структурных подразделений, максимально сократить процесс обработки документов и их количество, обеспечить контроль оформления документов и своевременность обмена документацией между подразделениями, которые закрепить во внутрифирменном стандарте по работе с документами.

Выводы

Таким образом, разработка рабочего стандарта по документообороту и внедрение системы электронного документооборота в деятельность российских организаций должны учитывать как традиционно российские принципы работы с документами (контроль, качество), так и прогрессивные западные (скорость, снижение затрат на организацию документопотока). Разумное сочетание тех и других существенно повысит делопроизводство компании, ее конкурентоспособность и позволит избежать начисления налоговых санкций, связанных с отсутствием или неправильным оформлением документов. 


Библиографический список


1. Алаудинов А.Г. Сравнительный анализ систем электронного документооборота // Инновации на основе информационных и коммуникационных технологий. 2014. № 1. С. 313–317.
2. Анодина Н.Н. Документооборот в организации.- Издательство: Омега-Л, 2007.- 172с. Барихин А.Б Делопроизводство и документооборот.- Книжный мир, 2008.- 416с.
3. Ахметзянов Р.Р., Даутов Ш.Т., Ефремов А.Н., Кабашов С.Ю., Молотков А.Г., Хисматуллин А.А., Ямалов И.У. Электронный документооборот – путь к эффективному управлению// Экономика и управление: научно-практический журнал. 2012.- № 5.
4. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М.: Эксмо, 2015. 287 с.
5. Белов А.А. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие для вузов.- Эксмо, 2007.- 560с.
6. Бриллиантова И. Документоборот: переходим на электронный // Секретарское дело, 2014.-№ 9.- С.20-25.
7. Жарова Е.Ю. О документообороте в организации.//Отдел кадров коммерческой организации.- №4.-2009.-С.20-25.
8. Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии.- Вершина, 2004.-194с.
9. Жулинский С.Ф., Сорокин М.А., Чубаров А.М. Электронный документооборот: достоинства и недостатки//Стандарты и качество, 2009.-№7.- С.48-51.
10. Зайцев В.В. Показатели качества процессов внедрения и использования информационных систем управления документами // Вестник Московского энергетического института. 2013. № 1. С. 146–154.
11. Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот.-М.: Логос, 2011.
12. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2007. №1. С. 42-47.
13. Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального управления // Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2014. Т. 133. № 8. С. 188–194.
14. Персианов, В.В. Информационные системы: Учебно-методическое пособие / В.В.Персианов, Е.И.Логинова. – Тула: Издательство ТГПУ им. Л.Н.Толстого, 2008.
15. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
16. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск.гос. ун-т, 2009. – 71 с.
17. Слесарева В.Ю. Электронный документооборот как разновидность реализации процесса обмена информацией//Вестник Московского финансово-юридического университета, 2012.- С.172-177.
18. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: уч. пособ. / О.П. Солугуб. 3-е изд., стер. М.: Омега-Л, 2013. 207 с.
19. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. — М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997, 176 с.
20. Бардаков А.А. Логико-методологическое обоснование бизнес-планирования // Иннов: электронный научный журнал, 2016. №1 (26). URL: http://www.innov.ru/science/economy/logiko-metodologicheskoe-obosnovani/
21. Иванов С.Л., Шамин А.А. Расширение возможностей защиты информации в MS Excel посредством применения макросов // Вестник НГИЭИ. 2016. № 4 (59). С. 93-98.
22. Ханкевич А. Г. Документооборот на промышленных предприятиях: проблема учета // Информационное право. 2015. № 3. С. 28–35.

References


1. Alaudinov A.G. Comparative analysis of electronic document management systems // Innovations based on information and communication technologies. 2014. № 1. 313-317p.
2. Anodina N.N. Document in organizatsii.- Publisher: Omega-L, 2007.- 172c. Barikhin AB Paperwork and dokumentooborot.- Book World, 2008.- 416p.
3. Akhmetzyanov RR, DautovSh.T. Efremov AN Kabashi SY, Molotkov AG, Hismatullin A.A.,Yamalov I.U. Electronic document management - a way to effectively manage // Economy and Management: Scientific and practical journal. 2012. № 5.
4. Baykova I.Y. Document and records management: how to organize paperwork. M .: Eksmo, 2015. 287 p.Belov A.A.,Belov A.N. Record keeping and document management: Textbook for vuzov.-Eksmo, 2007.- 560p.
5. Belov A.A.,Belov A.N. Record keeping and document management: Textbook for vuzov.-Eksmo, 2007.- 560 p.
6. Brilliantova I. Dokumentoborot: // transition to electronic Secretarial, 2014.№ 9. 20-25p.
7. ZharovE.J. On the document flow in organizations .// Human Resources commercial organizatsii. №4-2009.20-25p.
8. ZherebenkovaA.V.Document on predpriyatii.- Top, 2004.194p.
9. Zhulinsky S.F., SorokinM.A.,Chubarov A.M. Electronic document management: advantages and disadvantages // Standards and Quality, 2009.-№7.48-51p.
10. ZaitsevV.V. Indicators of the quality of the processes of implementation and use of information systems, document management // Herald of the Moscow Energy Institute. 2013. № 1. 146-154p.
11. Kunjaev N.N., Dyomushkin A.S., Factory AG Confidential records management and secure electronic dokumentooborot. M .: Logos, 2011.
12. Maksimovic G.Y., Berestova V.P. How to create a documentary information system // Secretarial 2007. №1. 42-47p.
13. Pakhomov E.V. Analysis of electronic document management systems in municipal governing bodies // Southern Federal University. Technical science. 2014. T. 133. № 8. 188-194p.
14. Persianov V.V. Information systems: Study guide / V.V.Persianov, E.I.Loginova. - Tula: Publisher TGPU them. Leo Tolstoy, 2008.
15. Regulation on documents and document circulation in accounting. Approved.Ministry of Finance of the USSR 29.07.1983 number 105 [electronic resource].Access from sprav.legal system "Consultant".
16. Rabbitfish T.V. Record keeping and document management: Textbook (for students of the Faculty of Economics) / Comp. TV Rabbitfish. - Omsk: Omsk.gos. University Press, 2009. - 71 p.
17. Slesareva V.Y. Electronic document as a kind of implementation of the information exchange process // Bulletin of Moscow financial-legal University, 2012. 172-177p.
18. Sologub O.P. Paperwork: drafting, editing and processing documents: Ouch. Collec. / O.P.Solugub. 3rd ed., Sr. M .: Omega-L, 2013. 207 p.
19. Claire Taylor. Basics of records management in today's business: Per. from English. - M .: SolSistem; Finance and Statistics, 1997, 176 p.
20. Bardakov A.A. Logiko-metodologicheskoe obosnovanie biznes-planirovanija Innov: jelektronnyj nauchnyj zhurnal, 2016. No1 (26). URL: http: www.innov.ru/science/economy/logiko-metodologicheskoe-obosnovani/
21. Ivanov S.L., Shamin A.A. Rasshirenie vozmozhnostej zashhity informacii v MS Excel posredstvom primenenija makrosov Vestnik NGIJeI. 2016. No 4 (59). P. 93-98.
22. Khankevich A.G. Document Management at the industrial enterprises: accounting problem // Information Law. 2015. № 3. 28-35p.

© 2002-2017 электронный научный журнал «ИТпортал», публикация хороших научных статей по ИТ, 16+
Свидетельство Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и
массовых коммуникаций по Приволжскому федеральному округу ИА № ТУ 52-01110 от 24 февраля 2016 г.
ISSN 2414-5688


Яндекс.Метрика